Инвойс и как его заполнять

Участники международной коммерческой деятельности должны ориентироваться в узкоспециализированной документации, необходимой для предъявления на таможне при ведении внешней торговли. Инвойс – обязательный грузосопроводительный документ при осуществлении экспортных операций. Мы расскажем о том, что представляет собой эта бумага, когда она необходима и как правильно ее заполнять. Здесь же вы сможете ознакомиться с примерами бланков инвойсов и скачать образец.

Что такое инвойс?

В международной коммерческой практике инвойс (по-английски invoice) – это обязательный документ, предоставляемый экспортером покупателю, содержащий информацию о грузе, его особенностях и цене, условиях поставки, а также данные о продавце и покупателе. Документ отправляется вместе с экспортируемым грузом. Говоря простыми словами, инвойс на товар – это счет на оплату, который выставляет продавец груза (экспортер) иностранному покупателю (импортеру) при ведении ВЭД.

В практике внешней торговли используются два вида документа.

• Проформа-инвойс, который содержит предварительные сведения о товаре и его стоимости (используется, когда продукция поставляется бесплатно, либо экспортируется по частичной предоплате). Данные в документе не окончательны и могут уточняться до окончательной поставки товара (например, сумма оплаты, количество товара и пр.). Поэтому проформа-инвойс не может служить платежным документом. На основании этой бумаги впоследствии выписывают коммерческий инвойс на оплату товара, который и будет являться требованием к оплате.
• Коммерческий инвойс (или инвойс-фактура) – один из важных документов для оформления груза на таможне. Содержит точную информацию, не подлежащую корректировке, по нему оплачивается купленный товар, идет расчет НДС и таможенных сборов. Иногда коммерческий инвойс на экспорт может использоваться в качестве накладной на транспортируемый груз.

Для чего нужен инвойс?

Документ является обязательным к предъявлению на таможне при пересечении грузом границы и выполняет несколько важных функций:

• фиксирует точное количество и характеристики товаров, отправляемых в другое государство;
• свидетельствует о факте погрузки продукции на транспортное средство;
• является требованием к оплате покупателем стоимости груза в соответствии с условиями договора (сумма, переданная продавцу, должна строго соответствовать цене по инвойсу);
• служит основанием для начисления НДС и расчета таможенных сборов при импорте товаров.

Без предоставления на таможне этого документа товар не пересечет границу. Таким образом, выставление инвойса – это не просто выписка счета, он также может служить накладной на импортируемую продукцию.

Кто и как отправляет инвойс?

Инвойс оформляется представителем компании, экспортирующей товар покупателю за рубеж. Это сотрудник, имеющий от предприятия полномочия на отправку материальных ценностей и подписание соответствующей документации. Представитель должен владеть английским языком (или языком страны, куда направляется груз).

Оригинал инвойса и 5 копий прилагаются к вывозимому товару (документы вместе с авиатранспортной накладной помещают в клейкий карман для международных отправлений). Один экземпляр обычно кладут внутрь упаковки груза.

Правила оформления инвойса

В связи с тем, что унифицированного образца документа нет, его можно составлять в разных форматах. Наиболее удобный и распространенный вариант – заполнение готового фирменного бланка экспортера. Однако можно оформить инвойс и на обычном листе бумаги формата A4, причем как печатным способом, так и от руки. Затем документ распечатывают в необходимом количестве.

Заполняют документ обычно на английском языке, либо на языке, который понятен для обеих сторон торгового контракта. Есть практика двуязычного оформления инвойса (информация разделяется на 2 колонки – для отправителя и импортера). Следует учесть, что на таможне РФ потребуется перевод инвойса на русский язык (при заполнении на английском языке такое условие не выдвигается).

Особенности заполнения могут отличаться в связи с отсутствием четко прописанных правил, однако есть определенная информация, без которой выставить инвойс продавец не сможет. Итак, что должно быть обязательно указано в инвойсе?

1. Номер документа и дата его составления.
2. Реквизиты (полное наименование, юридический адрес) продавца.
3. Информация о получателе (имя, адресные данные) с указанием исполнителя расчетов.
4. Те же данные об импортере (в случае, если получатель – другое лицо).
5. Страна-производитель товара.
6. Страна, откуда импортируется груз.
7. Государство-импортер.
8. Номер и дата заключения контракта.
9. Условия поставки товара по стандартам Инкотермс.
10. Валюта расчета.
11. Условия оплаты с указанием банковских реквизитов и данных платежа (номера счета, сроков), с указанием пени за просрочку.
12. Номер транспортной накладной.
13. Опись товара (подробнее – далее).
14. Подпись экспортера.

Уполномоченное поставщиком лицо заверяет документ своей подписью и печатью компании-экспортера. Печать – не обязательный атрибут, достаточно подписи ответственного лица.

Образец заполнения инвойса

Invoice

Опись товара

Ключевым требованием при составлении инвойса, независимо от его формы, является максимально подробная опись товара. От полноты и достоверности указанных сведений зависят сроки прохождения таможни, а в результате – соблюдение условий контракта поставки. В этом разделе указывается следующая информация:

• наименование продукции;
• область применения товара;
• характеристики;
• материал изготовления;
• маркировка (серийные номера, артикул) и код ТН ВЭД (если имеются);
• номер и дата составления контракта о поставке;
• количество единиц груза;
• тип упаковки;
• единицы измерения продукции (шт., л, кг и т.п.);
• количество грузовых мест (объем, площадь, занимаемые товаром);
• цена единицы продукта;
• общая стоимость груза.

Специфические товары

Существуют группы товаров со специфическими характеристиками, при их описании нужно указать дополнительную информацию.

• Биологические образцы. Указывается происхождение материала (животное, растительное, человеческое), цель вывоза, условия сохранения при транспортировке, сроки годности. К инвойсу прикрепляется копия разрешения с номером на вывоз груза.
• Текстиль. В инвойс вносится состав ткани, вид плетения (вязаное/тканое), предназначение (мужское/женское/детское). Если экспортируется образец, в инвойсе делается запись MUTILATED SAMPLES. NOT FOR RESALE («Образец ткани. Не для продажи»).
• Часы (настенные и настольные). В инвойсе отдельно прописываются стоимость корпуса изделия, гальванического элемента, количества камней, подвижных элементов.
• Товары сложной технической конструкции. Нужно перечислить, кроме характеристик, из чего они состоят.
• Химические средства. Дать максимально полное описание вещества (названия недостаточно), причем нужно сделать запись о том, что оно не подлежит контролю по нормам TSCA.
• Подарки. Сопровождаются полным описанием, с указанием стоимости и помечаются в инвойсе формулировкой Unsolicited gift.

Проверка документа

Перед отправлением груза всю информацию, внесенную с коммерческий инвойс, нужно тщательно перепроверить. Особенно обратить снимание на такие моменты:

Ошибки, неточности, неполно указанные сведения послужат причиной задержки на таможне и могут привести к нарушению сроков поставки товара, и в результате - к испорченным отношениям с торговым партнером. Во избежание рисков лучше обратиться к надежному таможенному брокеру. Специалисты компании «Контакт Групп», обладая нужными знаниями и опытом в юриспруденции и логистике, проделают всю работу по оформлению документации и прохождению таможенных процедур за вас. Ваш товар прибудет в место назначения без задержки и лишних расходов на таможне.